5 złotych zasad, które pomogą zorganizować konferencję

5 złotych zasad, które pomogą zorganizować konferencję

0 216
konferencja

Organizacja konferencji to duże wyzwanie organizacyjne, które może stać się jednak ciekawym doświadczeniem. Nie taki jednak diabeł straszny, kiedy opracowana zostanie odpowiednia strategia działania, a pracownicy wzajemnie skoordynują swoje poczynania. Realizacja planu przebiegać powinna w kilku etapach. Od czego zatem zacząć i na co zwrócić największą uwagę, by odnieść sukces i uniknąć wpadek?

Wybierz koncepcję, opracuj plan działania i zaplanuj wstępny kosztorys

Najważniejszy jest pomysł, to od niego wszystko się zaczyna. Koncepcja działania powinna być dostosowana do rodzaju planowanej imprezy. Nie bez znaczenia pozostają tutaj środki finansowe, ponieważ to one pozwolą na dostosowanie programu wydarzenia i oferowanych atrakcji. Warto zwrócić się o pomoc do współpracowników, a także zastanowić się nad kontaktami do osób, które mogą okazać swoje wsparcie przy organizacji.

Opracuj listę gości

Żadna konferencja nie zakończy się sukcesem bez odpowiednio dobranej listy gości. Zaproszenie uczestników wydaje się oczywiste, ale co z listą prelegentów? Kiedy wybrany został temat przewodni, wybór referentów nie powinien okazać się trudnym zadaniem. Warto prosić o wystąpienie osób określanych jako autorytety w danej dziedzinie, ponieważ to znacznie podniesie rangę spotkania. Nie bez znaczenia jest jednak preferowany przez mówców sposób przekazu. Goście są wymagający i z pewnością nie zainteresuje ich wykładowa forma konferencji. Doskonałym rozwiązaniem jest system warsztatowy, integrujący uczestników i angażujący ich do aktywnego udziału.

Określ lokalizację i czas konferencji

Kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniej daty i lokalizacji. Dzień wybrany na spotkanie nie powinien pokrywać się z ustalonymi uroczystościami lub dniami wolnymi od pracy. Odpowiednim czasem nie jest także okres je poprzedzający. Do najlepszych dni na zorganizowanie konferencji zaliczają się wtorek, środa i czwartek, ponieważ nie wiążą się z weekendem oraz początkiem tygodnia. Zarówno termin, jak i charakter miejsca powinien łączyć się z tematyką wydarzenia, co pozwoli osiągnąć spójność i wzmocnić prestiż. Warto zwrócić także uwagę na dogodną lokalizację, by ułatwić zaproszonym dojazd. Istotnym elementem jest wyposażenie wybranego obiektu. Doskonale sprawdzą się klimatyzowane sale z dobrym nagłośnieniem i dostępem do urządzeń audiowizualnych. Co w przypadku, gdy któregoś z tych elementów brakuje? Lepiej znaleźć inne miejsce, ponieważ obecnie jest to absolutne minimum, wymagane przez samych zaproszonych. Najbardziej odpowiednim budynkiem będzie centrum konferencyjne lub elegancki hotel, w którym istnieje możliwość zakwaterowania, szczególnie w przypadku kilkudniowych konferencji. Warto jednak z góry ustalić wszystkie koszty i formalności z właścicielami, by zapobiec nieprzewidzianym wydatkom.

Przygotuj program spotkania

Aby zainteresować gości należy szczegółowo zaplanować program spotkania. Wyznaczenie ról prelegentom, określenie czasu mowy i przebiegu całego wydarzenia pozwoli na swobodne dysponowanie czasem. Podczas spotkania nie obędzie się bez przerwy kawowej ze słodkim poczęstunkiem. W przypadku całodniowych konferencji warto zaoferować gościom catering. Odpowiednio przygotowany program konferencji pozwoli zapobiec stresującym sytuacjom i i na bieżąco kontrolować przebieg wydarzenia.

Zorganizuj materiały promocyjne

Kiedy wszystko dopięte zostało na ostatni guzik, data jest wybrana, hotel lub centrum konferencyjne zarezerwowane, a plan wydarzenia określony, nadchodzi czas na przygotowanie zaproszeń. Goście powinni otrzymać je z odpowiednim wyprzedzeniem, co najmniej miesiąc przed planowanym terminem organizacji. Warto poprosić ich o potwierdzenie obecności, co pozwoli na bieżąco korygować i wprowadzać zmiany w liście uczestników. To jednak jeszcze nie koniec przygotowań. Niezbędne przy organizacji okazują się materiały konferencyjne, które powinny być spójne i dostosowane do tematu przewodniego. Od ich jakości i zależeć będzie zainteresowanie i zaangażowanie gości, zatem warto się postarać.

Zakończona sukcesem konferencja to efekt pracy wielu osób. Wiąże się to jednak z szeregiem zadań i formalności, na które zwykle potrzeba czasu, dlatego dobrym rozwiązaniem będzie zlecenie organizacji przedsięwzięcia firmie eventowej. Kluczem do sukcesu będzie w tym przypadku jej doświadczenie i znajomość rynku oraz panujących na nim najnowszych trendów.

Podobne artykuły

BRAK KOMENTARZY

Zostaw odpowiedź