Eventowy budżet – jakich wydatków musisz się spodziewać?

Eventowy budżet – jakich wydatków musisz się spodziewać?

0 202
budżet

Organizacja eventów jest zajęciem wymagającym szczegółowego planowania wielu aspektów – w tym budżetu. Oczywiście każda impreza jest inna jeśli chodzi o zasięg, rozmach lub gości, jednak istnieją pewne elementy, które zawsze trzeba uwzględnić podczas planowania wydatków. Jakie?

Miejsce eventu

Niezależnie od tego czy organizuje się konferencję, czy imprezę pracowniczą, powinno się wziąć pod uwagę koszt najmu miejsca, w którym odbędzie się wydarzenie. Należy ustalić to z menedżerem obiektu, biorąc pod uwagę wszystkie aspekty składające się na ostateczną cenę. Zaliczyć do nich można opiekę nad bagażem czy sprzątanie, przy czym warto pamiętać o operowaniu kwotami brutto, co uchroni przed niepotrzebnymi “niespodziankami”.

Materiały i wystrój

Przy organizacji eventu nie można zapominać o takich kwestiach jak identyfikatory eventowe, zaproszenia dla gości, wejściówki (jeśli mają być osobne), bannery, potykacze i inne materiały niezbędne na takim wydarzeniu. Poza tym porządny event nie może odbyć się bez dekoracji! Kwiaty, ozdobne konstrukcje, stanowiska wystawców i tym podobne muszą zostać uwzględnione w kosztach. To wiele drobnych elementów, które razem mogą znacząco wpłynąć na budżet, dlatego należy pomyśleć o nich w drugiej kolejności.

Upominki dla gości

Dobrze zorganizowany event to taki, z którego wyjdą zadowoleni goście. By przypomnieć im o uczestnictwie w ciekawym wydarzeniu, warto obdarować ich drobnymi upominkami. Mogą to być długopisy, balony wręczane losowo, notatniki i wiele innych przedmiotów przywołujących wspomnienia o udziale w evencie. To istotny element, który być może wpłynie na poszerzenie kontaktów biznesowych, mających znaczenie dla dalszych losów przedsiębiorstwa lub organizacji, dlatego nie można o nim zapomnieć.

Sprzęt i atrakcje

Chyba nikt nie wyobraża sobie wydarzenia, na którym panuje kompletna cisza – właśnie dlatego tak ważne jest nagłośnienie. Poza nim przydadzą się inne sprzęty takie jak projektory czy oświetlenie, które trzeba wynająć często wraz z osobami obsługującymi je. Dobrym pomysłem jest także uatrakcyjnienie wydarzenia, urozmaicając je o formę sportowej rywalizacji, występ znanej osoby lub kogoś związanego z branżą. Każdą z tych atrakcji należy uwzględnić w budżecie.

Catering

Nie na wszystkich wydarzeniach zapewnia się przekąski i picie, jednak duża część eventów zakłada wystąpienie tego elementu. W takim przypadku należy przeanalizować rynek lokalny i wybrać firmę cateringową, która sprosta oczekiwaniom organizatorów – chodzi zarówno o ceny jak i samo menu. Jest jeszcze jeden bardzo ważny aspekt, mianowicie napiwki dla obsługi. Te czasem mogą przekroczyć koszty nawet o 30%, dlatego dobrze będzie ustalić tę kwestię wcześniej.

Skrupulatne wyliczenia pozwolą z dużą dokładnością oszacować budżet eventu. Warto jednak mieć na uwadze, że w takie przedsięwzięcie zaangażowanych jest wiele osób i dlatego trzeba liczyć się z koniecznością pokrycia nieprzewidywanych kosztów. Lepiej więc ustalić budżet w nieco większej wysokości niż wynika to z planowanych wydatków, a pomóc w tym mogą profesjonaliści z branży eventowej.

Podobne artykuły

BRAK KOMENTARZY

Zostaw odpowiedź