Idealne miejsce na konferencję – jakie wybrać?

Idealne miejsce na konferencję – jakie wybrać?

0 260
konferencja

Na konferencjach biznesowych omawia się strategię działań firmy, prezentuje się osiągnięte przez nią wyniki i zwraca uwagę na kwestie kluczowe dla rozwoju przedsiębiorstwa. Jeśli jednak w jego siedzibie nie ma odpowiednio przystosowanej sali do tego typu spotkań, warto zastanowić się nad jej wynajęciem. Pozostaje tylko pytanie: czym kierować się przy jej wyborze?

Lokalizacja

Nie ulega wątpliwości, że jedną z kluczowych decyzji będzie ta dotycząca lokalizacji. Wszystko zależy od tego jak długo ma trwać konferencja oraz jakie są jej cele. Często bywa tak, że przy tej okazji organizuje się integrację pracowników – wówczas konferencja może trwać kilka dni i odbywać się w znacznej odległości od siedziby firmy. Ważne będą tereny – występowanie jezior czy lasów i kompleksy takie, jak basen lub korty tenisowe, umożliwiające atrakcyjne zorganizowanie pracownikom chwil wolnych od spraw zawodowych. Jeśli zaś zależy nam przede wszystkim na sprawnym przebiegu spotkania, które nie pochłonie zbyt wiele czasu, to sala powinna być zlokalizowana niedaleko firmy.

Wyposażenie

Większość lokali do wynajęcia posiada odpowiednie zaplecze techniczne. Mimo wszystko warto dokładnie zapoznać się ze sprzętem jakim dysponuje dane miejsce, by w dniu organizowania konferencji nie okazało się, że nieodpowiednie wyposażenie zakłóci jej przebieg. Na sali powinien znajdować się rzutnik umożliwiający wyświetlanie prezentacji multimedialnych, szybki dostęp do Internetu, odpowiednie nagłośnienie, oświetlenie, właściwa akustyka czy mikrofon niezbędny do przeprowadzenia dużej konferencji. Jeśli ta ma potrwać więcej niż jeden dzień, to koniecznie trzeba zwrócić uwagę na dostępność miejsc noclegowych oraz zaplecze gastronomiczne.

Powierzchnia

Niemniej ważna jest umiejętność dostosowania sali do skali wydarzenia. Nie ma sensu wynajmować lokalu o dużej powierzchni na konferencję organizowaną dla kilku lub kilkunastu pracowników. Podwyższy to jedynie koszt całego przedsięwzięcia, a także wpłynie na rozkojarzenie uczestników. W takim przypadku lepiej będzie wybrać coś bardziej kameralnego, urządzonego w eleganckim, acz minimalistycznym stylu – tak, by każdy mógł skupić swoją uwagę na poruszanych kwestiach. Jeśli zaś chodzi o nieco większe wydarzenia, to konieczne będzie znalezienie takiego lokalu, w którym liczba miejsc będzie nie tylko wystarczająca, ale także rozlokowana w wygodny sposób. Nie może panować w nim zaduch i ciasnota przeszkadzające nie tylko uczestnikom, ale też osobom prowadzącym.

Terminarz i budżet

Bywają kompleksy z pomieszczeniami przeznaczonymi wyłącznie na organizację konferencji, ale także miejsca, w których będzie to jedna z wielu usług. Dotyczy to zwłaszcza hoteli, które poza takimi pomieszczeniami mogą posiadać też sale okolicznościowe. W takim przypadku należy zorientować się, czy w czasie planowanej przez nas konferencji gdzieś obok nie będzie odbywać się przyjęcie, które może znacznie zakłócić przebieg spotkania biznesowego.

Warto też zwrócić uwagę na budżet – szacuje się, że organizacja konferencji może pochłonąć ok. 30% kosztów stałych. Najlepiej będzie więc wcześniej określić maksymalne koszty jakie może ponieść firma. Dobrze byłoby zadać sobie trochę trudu i zorientować się na rynku – porównanie cen konkurujących placówek oferujących wynajem sal konferencyjnych, może znacznie ułatwić ponoszone koszty.

Wydaje się, że wybór sali konferencyjnej spośród wielu ofert nie powinien być niczym trudnym. Okazuje się jednak, że znalezienie miejsca spełniającego wszystkie wymogi osoby wynajmującej nie jest łatwe. Warto więc zająć się organizacją konferencji dużo wcześniej lub zlecić takie zadanie profesjonalistom z firmy eventowej.

Podobne artykuły

BRAK KOMENTARZY

Zostaw odpowiedź