Jak napisać zapytanie eventowe?

Jak napisać zapytanie eventowe?

0 8218
jak napisac brief eventowy

Decyzja o organizacji eventu podjęta. Co dalej? Zwykle powodami, z jakiego firmy decydują się na taki krok są zbliżające się jubileusze firmowe, a także akcje promocyjne. To eventy, które muszą być dopięte na ostatni guzik, właśnie dlatego wiele przedsiębiorstw zwraca się o pomoc do agencji eventowej. Wtedy niezbędne jest napisanie dobrze sformułowanego zapytania ofertowego. W tym artykule podpowiemy, jak je przygotować.

Pierwszą, a zarazem najważniejszą informacją, jaka powinna pojawić się w briefie eventowym jest termin planowanej imprezy – zarówno dzień jej rozpoczęcia, jak i zakończenia. Z kolei drugą, równie cenną dla organizatora informacją jest liczba osób, która weźmie udział w evencie. Takie dane ułatwią w trybie przyspieszonym wyszukanie odpowiednio dużej sali, z wystarczającą ilością miejsc noclegowych (w przypadku dwu- lub kilkudniowego eventu). Po porównaniu kilku ofert, możliwe jest przygotowanie zestawienia miejsc, pozostawiając ostateczny wybór firmie, dla której wykonywane jest zlecenie.

Często zdarza się także, że zleceniodawca ma na myśli konkretny region, w jakim powinno odbyć się przyjęcie, a także ułożony zarys jego przebiegu. W tym przypadku dobrze jest już na samym początku powiadomić o tym pracowników agencji eventowej. Dzięki takim informacjom można poznać wstępne oczekiwania klienta m.in. na jakich atrakcjach mu zależy, a dalej – zapewnić ich organizację i rozplanować je w czasie.

brief do agencji eventowejPlanując event z dala od miejsca pracy, niezbędny będzie transport pracowników i gości do miejsca, w którym ma odbyć się przyjęcie. Jeśli odległość jest naprawdę duża warto zastanowić się, czy najlepszym, a zarazem najwygodniejszym rozwiązaniem, nie będzie wynajęcie transportu np. busa lub autobusu, w przypadku większej grupy.

Jak wiadomo, nie wszystkie firmy stać na organizację bardzo drogiego eventu. Właśnie dlatego już w briefie eventowym warto sprecyzować, jaką ilość pieniędzy planuje się przeznaczyć na ten cel. To kolejna kluczowa informacja, dzięki której możliwe jest odpowiednie dopasowanie zestawu atrakcji pod dany budżet.

Dodatkową, równie przydatną wiadomością dla agencji eventowej może okazać się zapis o preferencjach żywieniowych gości – ma to duże znaczenie szczególnie wtedy, gdy znaczna liczba pracowników firmy to wegetarianie lub sportowcy. Jeśli w grupie uczestników znajduje się osoba niepełnosprawna, również należy uwzględnić to w zapytaniu eventowym. Posiadając taką wiedzę organizator eventu będzie szukał miejsca, które spełni wymagania odnośnie jadłospisu oraz jego architektury, a więc dostępności podjazdów i wind.

Powyższe kwestie to jedne z podstawowych, jakie należy wyodrębnić w zapytaniu do agencji eventowej. Dlaczego jest to tak ważne? Takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić czas, dzięki skróconej komunikacji. Brak jakiejkolwiek informacji w briefie wiąże się z dodatkowymi telefonami czy mailami, a jeśli event ma odbyć się w najbliższym czasie, każda minuta jest na wagę złota : )

Podobne artykuły

BRAK KOMENTARZY

Zostaw odpowiedź