Najczęstsze błędy organizatorów konferencji

Najczęstsze błędy organizatorów konferencji

0 202
bledynakonferencji

Organizacja konferencji czy dużego eventu branżowego to nie lada wyzwanie. Trzeba mieć na uwadze wiele szczegółów, które mogą wpłynąć na zadowolenie i satysfakcję uczestników wydarzenia. Dziś przedstawimy najczęstsze błędy, jakie popełniają organizatorzy konferencji i doradzimy, jak ich uniknąć.

Wygoda i komfort uczestników konferencji

Do największych wyzwań należy takie przygotowanie konferencji, by jej uczestnicy nie skarżyli się na niewygody. Mogą one dotyczyć lokalizacji i warunków samego miejsca wydarzenia – położenia z dala od infrastruktury umożliwiającej wygodny dojazd (brak możliwości skorzystania z transportu publicznego), źle zorganizowanego transportu (zbyt mała liczba autokarów) czy niewystarczającej liczby miejsc parkingowych.

Komfortowe warunki należy zapewnić również na samych salach wykładowych oraz podczas przerw kawowych czy lunchowych. Organizatorzy wydarzeń, takich jak konferencje, muszą pamiętać, że ich uczestnicy będą spędzać długie godziny na wykładach czy szkoleniach. Dlatego sale powinny być odpowiednio duże, a krzesła najlepiej z miękkimi siedziskami. W miejscu konferencji nie może również zabraknąć zasięgu i dostępu do internetu.

Przygotowana i pomocna obsługa eventu

Często zdarza się, że uczestnicy konferencji są w danym miejscu po raz pierwszy. Nie wiedzą też, jaki jest dokładny harmonogram lub jakie zmiany są w nim wprowadzane na bieżąco. Częstym błędem przygotowania konferencji jest niewystarczające wyszkolenie osób związanych z obsługą wydarzenia lub brak identyfikatorów (więcej o identyfikatorów przeczytasz tutaj). Niezorientowani rejestratorzy, niedoinformowani pracownicy obiektu, w którym odbywa się wydarzenie – to zmora uczestników. Nie dość, że nie dostarczają niezbędnych informacji, to mogą jeszcze wprowadzić w błąd. Właśnie dlatego tak ważne jest odpowiednie przygotowanie wszystkich osób pracujących przy obsłudze konferencji.

Przerwa na… kawę i lunch

Konferencje to długie dni szkoleń i wykładów, często wyczerpujących umysłowo. Dlatego więc niezwykle istotne jest zaplanowanie odpowiedniego harmonogramu, uwzględniającego przerwy – zarówno kawowe, jak i te nieco dłuższe, na lunch. Oferta cateringowa powinna być różnorodna, by trafić w gusta wielu uczestników konferencji.

Przygotowanie takich wydarzeń jak branżowe konferencja czy szkolenia wymagają dbałości o szczegóły. Profesjonalni organizatorzy eventów swoją pracę rozpoczynają od dokładnego planu, uwzględniającego każdy element tego typu imprezy. Warto więc postawić na ich doświadczenie i wiedzę, gdyż dzięki temu unikniemy najczęstszych błędów popełnianych podczas organizacji konferencji.

Podobne artykuły

BRAK KOMENTARZY

Zostaw odpowiedź