Organizacja eventu – aspekty prawne

Organizacja eventu – aspekty prawne

1 965
umowa o organizacje eventu

Organizacja eventu każdorazowo wiąże się z szeregiem działań, które powinny zostać wcześniej zaplanowane. Wystąpienie zdarzeń losowych może skutecznie utrudnić organizację wydarzenia, wskutek czego zakładane wcześniej prace oraz ich koszty mogą okazać się niewystarczające. Organizator, jako strona odpowiedzialna za udany przebieg imprezy, ma możliwość zabezpieczyć się przed takimi ewentualnościami podpisując stosowne umowy, zarówno z zleceniodawcą, jak i podwykonawcą.

Nie powinny również dziwić stosowne ustalenia poczynione z wykonawcami artystycznymi oraz z uczestnikami biorącymi udział w wydarzeniu. Każda z relacji ma inny charakter, ponieważ przedmioty, których dotyczą, różnią się. We wszystkich rodzajach umów warto skorzystać z formy pisemnej. Sytuacja, w której obie strony dobrze się znają nie powinna być pretekstem do rezygnacji z ustaleń na papierze. Najlepiej, gdy umowa jest ułożona pod konkretny event uwzględniając indywidualne potrzeby stron ją zawierających.

Do kluczowych zapisów, które powinny znaleźć się w umowie są określenie jej przedmiotu oraz wyznaczenie obowiązków. Warto w tym punkcie dokładnie opisać także zakres prac tak, by nie pozostawić niedomówień i zagwarantować skuteczną realizację projektu. Równie istotnym zapisem jest określenie terminów wykonania poszczególnych zadań. W przypadku umów z podwykonawcami można dodatkowo zabezpieczyć się przed ich niedotrzymaniem stosując punkt o ewentualnych karach finansowych.

Wystąpienie zdarzeń nieprzewidzianych może utrudnić realizację ustalonych założeń, dlatego często w umowach z podwykonawcami zawierane są informacje dotyczące okoliczności odwołania eventu. W związku z tym dokument może zawierać zapisy o zasadach rozliczeń ewentualnych dodatkowych kosztów oraz termin realizacji imprezy w alternatywnym terminie. Kwestia ubezpieczenia organizatora również może mieć wpływ na pojawienie się w umowie stosownych zapisów. Mogą bowiem mieć miejsce sytuacje, które zwalniają ubezpieczyciela z odpowiedzialności wskutek czego organizator powinien poinformować o nich podwykonawców oraz dodatkowo zabezpieczyć się odpowiednimi sankcjami.

Zagadnieniem, na które również należy zwrócić uwagę są prawa do wkładu twórczego wnoszonego przez wykonawców. Organizator powinien nabyć odpowiednie licencje, które przewidziane są w umowie ze zleceniodawcą. W przypadku gdy relacja z eventu transmitowana jest w mediach, warto również określić, kto jest odpowiedzialny za regulację opłat na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi (ZAIKS).

Często zleceniodawcy eventu oraz agencje odpowiedzialne za ich realizacje utrwalają przebieg imprezy w postaci filmów lub zdjęć, które są później wykorzystane w celu autopromocji. Aby móc wykorzystać wizerunek artystów i uczestników należy pozyskać ich zgodę, którą można uzyskać stosując odpowiednie zapisy w umowie.

W przypadku gdy program imprezy odbywa się w wyjątkowym miejscu lub przewiduje atrakcje, które mają zaskoczyć zaproszonych gości, organizator może zawrzeć w umowach z podwykonawcami klauzulę o zachowaniu poufności. Powinna ona dotyczyć zarówno informacji związanych z organizacją eventu, jak i wysokości wynagrodzenia poszczególnych stron.

Zleceniobiorca może również zabezpieczyć się przed korzystaniem z usług konkurencji przez zleceniodawcę. Ma to na celu niedopuszczenie do sytuacji, w której zleceniodawca po poznaniu planu wydarzenia oraz innych cennych informacji zrezygnowałby z dalszej współpracy odchodząc do konkurencji. Stosowny zapis w umowie zabezpieczy strony przed wykorzystaniem autorskich pomysłów.

Dobry pomysł na event to dopiero początek. Równie ważne jest wykonanie oraz zabezpieczenie projektu od strony prawnej. Poprawnie skonstruowana umowa znacznie ułatwia współpracę poszczególnych podmiotów, które są zaangażowane w realizację wydarzenia. Zabezpieczy także strony przed wszelkimi zdarzeniami losowymi oraz pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze.

Podobne artykuły

1 Komentarz

Zostaw odpowiedź